Arrivée/chambres

• Check-in time : 3 PM
• Check-out time : 11 AM
• Personnes supplémentaires : des suppléments peuvent être demandés.
• Les réservations prépayées ne peuvent être remboursées en cas d’annulation.
• Les hôtes doivent s’identifier par tous moyens légaux (ID, passeport,…) lors du check-in.
• Une garantie par carte de crédit peut être demandée lors du check-in.
• Toute demande spécifique peut engendrer des frais supplémentaires & ne peut être garantie.
• Chiens acceptés, uniquement dans la catégorie ‘Chambre au château’ au rez-de-chaussée (supplément = 25.00 € par nuit). Pour plus d’informations, veuillez vous référer au point 19 des conditions de réservation.
• Nombre maximum de chiens par chambre : 2
• Age minimum pour une réservation : 18 ans.
• Le parking est gratuit.
• La liste ci-dessus est non exhaustive.
• Les prix et conditions sont susceptibles de modification sans préavis.

1. Conditions générales

Seules les présentes conditions régissent les réservations et les séjours auprès de notre hôtel ainsi que les modalités de paiement de nos services. Par la signature de la convention, le locataire reconnaît la validité et l’application sans réserve ni exception de ces conditions générales.

2. Réservation

Les réservations faites par le client doivent être confirmées par lettre, e-mail ou fax. Les réservations individuelles confirmées par l’hôtel qui ne comportent pas de précision de l’heure d’arrivée sont garanties jusqu’à 18 heures le jour de l’arrivée. Les options octroyées par l’hôtel, qui n’auront pas été confirmées par le client dans un délai de 8 jours, s’éteignent de plein droit.

3. Règlement

Un document d’identité doit être présenté par toute personne lors de son arrivée à l’hôtel. Le client doit également se comporter selon les usages et le règlement de l’hôtel où il séjourne. Toute violation grave ou répétée du règlement de l’hôtel donne le droit au Château d’Urspelt de mettre fin sans délai au contrat sans préavis. Le client et le contractant sont solidairement responsables à l’égard du Château d’Urspelt pour tout dommage causé à des personnes, à l’immeuble, au mobilier ou à l’équipement de l’hôtel et des lieux accessibles au public.

4. Acompte

Sauf arrangement contraire, une convention de réservation n’est définitive qu’après paiement d’un acompte de 30% sur le prix total proposé. En cas d’annulation éventuelle de la prestation, cet acompte ne sera pas restitué. L’acompte est à verser sur le compte communiqué lors de l’établissement de la présente convention et doit clairement mentionner en communication la référence de l’événement. Cette référence est communiquée par l’hôtelier au client lors de la réservation.

5. Paiement

Tous les renseignements et prix communiqués sont basés sur nos tarifs en vigueur. Les éventuelles réductions octroyées pour une réservation de groupe s’appliquent pour un nombre minimal de 10 participants. Si ce nombre minimal n’est pas atteint, l’hôtel se réserve le droit de modifier ses tarifs en conséquence.

Les frais de séjour et de services sont payables lors de la libération de la chambre le jour de sortie de l’hôtel. Lors d’un séjour de plus de 8 jours, l’hôtel se réserve le droit d’exiger un paiement par semaine. Le défaut de paiement par le client du montant réclamé dans les 24 heures sera considéré comme une faute grave qui autorise l’hôtel à rompre immédiatement le contrat sans préjudice de réclamer au client des dommages et intérêts s’il y a lieu.

Pour la facturation, est considérée comme le client la personne physique ou morale à qui la confirmation de réservation a été adressée. Les factures adressées par la poste au client sont payables dans les 15 jours. Les factures « extras » relatives à un séjour de groupe sont payables avant le départ du groupe sauf instructions écrites de la part de la société responsable de la réservation. En cas de paiement par bon d’échange (voucher), le solde dû sera payé dès réception de notre facture.

Tout retard de paiement entraîne la débition, de plein droit et sans mise en demeure, d’une indemnité forfaitaire et irréductible égale à 15% avec un minimum de 50 € et d’un intérêt calculé au taux de 10% l’an à partir de la date de la facture. Le Château d’Urspelt se réserve également le droit d’annuler la prestation convenue s’il est informé d’une éventuelle détérioration de la situation financière du client, générant alors un doute légitime quant à sa capacité à s’acquitter de la facture relative à la prestation commandée.

Paiements en ligne : veuillez noter que votre carte de crédit sera immédiatement débitée au moment de la transaction.

Remboursement d’un montant prépayé : veuillez noter qu’un montant forfaitaire de 25.00€ sera déduit du montant restitué.

6. Devoir d’information du Client

La liste nominative des participants devra parvenir à l’hôtel au moins 15 jours avant la date d’arrivée. Toute demande spécifique doit être notifiée dès que possible, et ce, incluant également tout régime alimentaire différencié. Ces prestations ne sont garanties que lorsqu’elles ont été spécifiquement confirmées de façon écrite par le Château d’Urspelt.

7. Annulation & modification par le client

En cas d’annulation d’une réservation individuelle moins de 48 heures avant l’heure d’arrivée, le prix d’une nuitée sera dû à titre d’indemnité forfaitaire et irréductible, si la chambre n’a pu être relouée.

L’annulation partielle ou totale d’une réservation de groupe, d’un séminaire, d’un banquet & tout autre événement, ainsi que la diminution du nombre de participants initialement réservés, donne lieu à la débition d’une indemnité calculée comme suit :

• De 60 à 31 jours avant la date d’arrivée : 40%
• De 30 à 15 jours avant la date d’arrivée : 45%
• De 14 à 8 jours avant la date d’arrivée : 60%
• De 7 à 2 jours avant la date d’arrivée : 75%
• Moins de 2 jours avant la date d’arrivée : 100%

En cas de relocation des chambres ou des salles concernées, en tout ou en partie, le montant de ces relocations sera déduit de l’indemnité calculée. Pour tout changement affectant le nombre de participants, l’hôtel se réserve le droit d’adapter sa facturation en conséquence.

8. Horaires

Sauf disposition écrite contraire, la mise à disposition (Check-in) des chambres est effectuée à partir de 15h00 le jour de l’arrivée. Le jour du départ, celles-ci doivent être libérées avant 11h00. En cas de dépassement de l’horaire prévu, une indemnité (« late check out ») de 50,00 €/chambre est portée en compte.

Les salles de séminaires, espaces polyvalents & salle de Gala sont disponibles à partir de 8h00 le jour de l’événement, sauf disposition écrite contraire. Sous couvert d’une autorisation de nuit blanche, l’heure maximale d’utilisation de la Salle de Gala est établie légalement à 3.00 AM.

9. Boissons

Sauf accord écrit contraire, toute boisson (vins, spiritueux, bières, soft-drinks…) destinée à être consommée sur le site du Château d’Urspelt doit être exclusivement fournie et servie par son personnel, en respect de la législation luxembourgeoise.

Une exception peut cependant être octroyée sous couvert du paiement d’une indemnité à déterminer (« droit de bouchon »).

Tout arrangement forfaitaire proposé se doit d’être apprécié avec modération, le Château se réservant le droit de refuser de servir un client en état d’ébriété prononcée ; et ce afin de garantir la sécurité de l’ensemble de notre clientèle et personnel.

Lors d’un repas, l’éventuel arrangement boissons convenu se termine automatiquement une heure après le dernier service (dessert). Pour tout autre événement, une heure de fin de service est convenue contractuellement, de façon écrite.

Toute prolongation reste possible, sur signature d’un avenant par le responsable du groupe.

Une indemnité horaire de 33% du forfait initial est alors automatiquement portée en compte, sur base du nombre de participants présents lors de la signature du dit avenant. La nouvelle heure de fin de service doit également être définie à ce moment précis.

10. Utilisation, modification et transformation des locaux

Le locataire est tenu d’utiliser les locaux qui lui sont confiés en bon père de famille et de les restituer au Château d’Urspelt à la fin du contrat en parfait état. Toutefois, des modifications peuvent être apportées aux locaux ceci avec l’accord exprès du loueur et définies exhaustivement par un écrit signé par les parties annexées au contrat de location dont il fait partie intégrante.

Au plus tard à la fin de la location, le locataire doit remettre à ses frais les locaux en leur parfait état et enlever tous les objets qu’il y aura fait installer. A défaut de ce faire, tout objet s’y trouvant sera enlevé et mis en dépôt aux frais du locataire pendant une durée de 10 jours. Passé ce délai, le loueur est expressément autorisé de disposer des objets de quelque façon que ce soit, notamment de les confier à la décharge publique, aux frais du locataire. Sauf autorisation préalable et écrite du loueur, l’accès à la cour pavée est strictement interdit à tous véhicules, même pour des opérations de chargement/déchargement . Toute livraison doit se faire via le quai prévu à cet effet.

11. Utilisation des installations techniques

Les installations techniques des locaux mises à disposition et nécessaires au bon déroulement de l’activité du locataire ne peuvent être utilisées et manipulées que par le loueur.

12. Sécurité générale

Le personnel du loueur a toujours accès aux locaux mis à disposition et peut à tout moment dénoncer d’éventuelles infractions aux règles de sécurité.

Néanmoins, le loueur n’a pas d’obligation d’inspection en la matière et n’encourt aucune responsabilité en cas de non-respect des règles de sécurité par le locataire. Dans l’hypothèse où une manifestation nécessiterait l’installation d’objets ou d’équipements spéciaux, le locataire devra charger un organisme de contrôle agréé en vue d’assurer la vérification de la bonne exécution du montage, ou de la fixation des objets en cause, respectivement de leur démontage ou enlèvement.

Le locataire est obligé de demander auprès de l’organisme de contrôle agréé de fournir au loueur un rapport de vérification et son autorisation d’exploitation. En cas de montage ou de démontage par le locataire de ces installations à un moment où une autre manifestation est ouverte au public, le locataire doit prendre toutes dispositions afin de ne pas perturber ou gêner l’ordre, la tranquillité et la sécurité du public.

Le loueur est en droit d’interdire au locataire des travaux de montage, respectivement de démontage, s’il estime qu’il y a danger ou incommodité pour les usagers du Château.

Sans préjudice des dispositions des alinéas suivants, l’usage de toutes les portes et issues de secours ne peut être entravé pendant la durée du contrat de location. Il est de la responsabilité exclusive du loueur de veiller à la stricte application de cette prescription.

Il est strictement interdit de stocker de quelconques matières inflammables et/ou dangereuses dans les dépôts et/ou les installations et locaux mis à disposition en vertu du présent contrat. Tout incident ou défaut de fonctionnement d’une installation quelconque doit immédiatement être signalé par le locataire au loueur. Aucune intervention de quelque nature qu’elle soit sur les installations techniques fixes (eau, électricité, courant faible, téléphone, vidéo, sonorisation, etc.) n’est autorisée. Toutes fixations dûment autorisées sont à prévoir de façon à ne pas devoir percer des trous dans les infrastructures existantes. Aucune installation ne doit gêner la fermeture correcte et réglementaire des portes coupe-feu.

Le loueur n’assume aucune responsabilité en cas de vol et/ou d’endommagement quels qu’ils soient, et ce sur l’ensemble du site, parking compris. Il est strictement interdit de fumer dans l’ensemble du Château d’Urspelt, sauf dans les espaces plein air ou dans les lieux expressément prévus à cet effet. Le locataire est personnellement responsable de veiller à la stricte application de cette interdiction, notamment à l’égard du public.

Il est porté à l’attention du locataire que l’ensemble du site est sous surveillance vidéo continue, dans le respect des réglementations protégeant la vie privée.

13. Organisation de manifestations

Le locataire est organisateur exclusif de sa manifestation avec tous les droits et obligations qui en découlent. A cet égard, le locataire assume notamment l’intégralité des risques quels qu’ils soient, résultant ou pouvant résulter de son organisation, de la préparation et du déroulement des manifestations. Le locataire est obligé d’indiquer de manière appropriée sa qualité d’organisateur sur tous documents susceptibles d’être utilisés préalablement et/ou pendant la manifestation (lettres, publicité, billets d’entrée, etc…).

Des services supplémentaires conditionnés par l’organisation comme p.ex. Domaines VIP, presse, scène, gradins, parking, etc. seront fournis séparément par le loueur selon les besoins du locataire en accord préalable avec le loueur et aux frais du locataire. Ces services doivent être spécialement énoncés au contrat de location.

Le locataire n’est autorisé à faire intervenir du personnel de surveillance à sa propre initiative qu’après accord préalable et écrit de la part du loueur. A cet égard, les fonctions précises de ce personnel sont à définir au préalable. En pareille hypothèse, il est expressément convenu et accepté que les décisions du personnel de surveillance et de contrôle propre au Château, sont à respecter scrupuleusement par le personnel du locataire. A ces fins, le loueur désignera un chargé de projet responsable dont les décisions sont à respecter scrupuleusement par le locataire.

14. Publicité, vente et production de tickets

Le locataire est seul responsable de la réalisation de sa publicité et de la vente des tickets d’entrée. Avant toute publication, il doit soumettre la publicité au loueur qui doit donner son accord. Toute publicité que le loueur estime nuisible à l’image du CU peut être interdite par ce dernier.

Toute forme de publicité faite à l’intérieur des locaux mis à disposition nécessite l’accord écrit et préalable du loueur. Ceci vaut également pour la distribution de matériel de publicité de toute sorte. La production des tickets d’entrée est affaire exclusive du locataire sous réserve de respecter le graphisme de la signalétique « Château d’Urspelt ».

Le locataire est obligé de ne produire et de ne distribuer qu’autant de tickets d’entrée qu’il y a de places disponibles et autorisées. Seuls les visiteurs, respectivement les spectateurs de la manifestation munis de tickets d’entrée ont accès au CU. Les billets d’entrée ne garantissent une liberté de mouvement que vers et à l’intérieur des locaux mis à disposition du locataire et destinés au public. Le loueur a le droit d’affecter la recette de la vente des billets d’entrée prioritairement au règlement de toute créance résultant ou pouvant résulter du contrat de location entre parties. Le loueur peut exiger du locataire la mise à disposition gratuite de 10 billets maximum par manifestation.

15. Droits audiovisuels

Chaque enregistrement en son et/ou en image d’une manifestation au CU, effectué par le locataire ou pour son compte, doit être spécialement autorisé par le loueur. Ce dernier peut demander une rémunération spéciale à définir entre parties. Faute d’accord, une distribution des enregistrements ne peut être faite par le locataire ou pour son compte.

16. Cession et sous-location, pluralité de locataires

Le locataire n’a pas le droit de céder les droits de ce contrat à un tiers. Une sous-location à un tiers n’est possible qu’après accord préalable et écrit du loueur. En cas de sous-location, le locataire supporte toute la responsabilité, le tout solidairement avec le sous-locataire. En cas de pluralité de locataires, ceux-ci sont tous solidairement et indivisiblement tenus à l’égard du loueur. D’éventuels engagements d’un locataire lient tous les locataires solidairement et indivisiblement à l’égard du loueur.

17. Résiliation de la convention

Le Château d’Urspelt peut résilier la convention à tout moment et sans préavis si :

• les paiements et les garanties contractuellement exigés ne sont pas exécutés et justifiés par le locataire dans les délais impartis ;
• le locataire ne respecte pas l’une quelconque des obligations contractuelles respectivement l’une quelconque des dispositions résultant des présentes conditions générale ;
• le locataire n’observe pas les mesures de sécurité ou s’il ne respecte pas les obligations administratives ou une quelconque disposition légale ou réglementaire ayant trait à l’organisation de la manifestation par lui projetée
• le locataire est déclaré en état de faillite;
• il existe des indices concrets de risques d’atteintes à la sécurité et à l’ordre public ;
• un événement ayant les caractéristiques de la force majeure intervient et qui met le loueur dans l’impossibilité de mettre les locaux à disposition.

Si le loueur résilie le contrat sans préavis pour une des raisons citées ci-dessus, l’obligation du locataire au paiement du loyer ne s’éteint pas, sauf le cas de force majeure. La résiliation pour une des causes sus-énoncées ne permet pas au locataire de réclamer des dommages-intérêts à l’égard du loueur.

18. Compétence légale et juridictionnelle

En cas de litige et faute de règlement à l’amiable, le droit luxembourgeois sera d’application devant les juridictions du Grand-duché de Luxembourg qui seront seules compétentes.

L’Etablissement se réserve le droit de modifier ses tarifs et conditions générales de mise à disposition à tout moment.

Tous nos prix s´entendent en €.

CONTACT :

Château d’Urspelt SA

Am Schlass, L-9774 LUXEMBOURG

TVA: LU21726011

Com.Auth : 2005 22 18684

19. Animaux domestiques

Nous sommes heureux de vous accueillir, vous et votre chien, au Château d’Urspelt. En guise de service, nous vous présentons quelques lignes directrices simples qui vous aideront à assurer la sécurité de votre chien et de nos autres invités lors de votre visite au Château d’Urspelt.

• L’hôtel est prêt à accueillir votre chien dans la chambre à condition qu’il pèse moins de 10 kg et qu’il soit bien dressé.
• Des frais de 25.00 € par chien, par nuitée, seront ajoutés à votre compte de chambre.
• Sur demande, nous fournissons volontiers un panier et/ou une gamelle incluse dans les frais demandés.
• Votre chien doit être tenu en laisse courte en tout temps à l’hôtel.
• Vous devez attacher votre chien de façon appropriée et il est de votre responsabilité de vous assurer qu’il respecte la législation locale.
• Afin de se conformer à la législation sur la santé et la sécurité, votre chien n’est pas autorisé dans les zones de restauration, à l’exception du U-Lounge bar du Château.
• Ne laissez pas votre chien sans surveillance dans votre chambre. Les employés du Château d’Urspelt ne sont pas autorisés à entrer dans la pièce pour exercer leurs fonctions sans votre présence.

Vous êtes responsables des dommages matériels et corporels causés par votre chien. Vous devez en outre accepter d’indemniser et de dégager toute responsabilité de l’hôtel, ses propriétaires et ses exploitants de tout dommage subi en raison de la présence de votre chien.

L’hôtel se réserve le droit d’imputer à votre compte un montant correspondant au coût de ces dommages matériels et vous devrez fournir une carte de crédit valide à votre arrivée dans le cadre du processus d’enregistrement et d’autorisation préalable. Une inspection de la chambre sera effectuée par notre service d’entretien ménager au moment du départ. Si des frais sont portés à votre compte, vous acceptez de ne pas contester les frais portés à votre carte de crédit. Veuillez noter que ces politiques sont énoncées pour protéger les deux parties et ne sont en aucun cas une réflexion sur notre désir de vous accueillir, vous et votre chien.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter le Directeur de service pendant votre séjour.